仕事で英語でメールする人向け―自動返信の英語って何が正解?TOEIC980点の実例

2019/04/06
 
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中学の授業で始めた英語。塾や英会話教室に通ったことはなく、大学の時の1年のアメリカ留学、普通に日本での就職・貿易関連の業務を経て、2012年5月のTOEIC L&Rテストでスコア980を達成。

こんにちは!仕事で英語って使ってますか?今日は仕事で英語でメールのやり取りをする人向けです。そうでない方も是非読んでみてください!

ビジネス英語にもいろいろあるけど

大事なのは伝わること

仕事で英語使う人はもちろんわかってると思いますが、ビジネス英語っていろいろあるんですよね。初めてコンタクトとるときはこういう言い方(書き方)とか、交渉のときはこういう風に、とか。

ぼくの場合、もうかれこれ仕事で英語を(主にメールで)使うようになって12年とか経つので、いろいろと実例も見てきましたし使ってきました。

で、思うんですけどネイティブ(っていうか欧米からのメール)であっても、丁寧さとか文法の正しさとかはほんっとーにまちまちです。

なので仕事でメールするうえでは、ガチガチに文法的な正しさとかは求めなくてもいいのかな、と思います。大事なことは、こちらの意図が誤解や過不足なく伝わることです。(伝えるうえで外しちゃいけない文法の正しさとかもあるので、その辺はまた別の機会に。)

すぐに返事できないことを伝える自動返信

そのうえでなんですけど、普段仕事で英語を使う人も使わない人も、出張とか休暇とかでメールをもらってもすぐに返信できないときに相手に自動で返信が行くように設定している人って多いですよね。

その不在通知のメールって日本語で言うと「出張(休暇)のため●月×日(~●月△日)は不在にします。急ぎの場合は○○までご連絡ください」みたいな感じだと思うんですけど、それの英語版って設定してますか?

自動返信の不在通知メールあれこれ

その英文版の自動返信、いろいろと見てきて思うことから書いてみますね。(英語関係ないとこもありますけど 笑)

ちょっと残念なパターン

日本人どうしでやり取りしているのに、自動返信メールになると英文のみ

たまにあるんですけど、お互い日本の会社でメールやり取りしてるのに、自動返信になると英語のみの人。なんで?って思います。ってか日本語でやり取りしてる人(=ぼく)はその人にとって不在を知らせる対象としてみられてないんだなーって感じます。

自動返信がなぜか未来形(will be)になってる人

これも実際にたまにあるんですけど、「●月×日は不在にします」って感じで “I will be out of office on 日付”って書いてる人。

気持ちはわかるんですよ。自動返信の設定をしているときはその日付は未来なので未来形で書いてしまうんでしょう。よくわかります。でも。でもですよ。そのメールを受け取ってるこっちにしたらその日は今日なので、今日のことに対してwill beっていわれると違和感満載なのです。

正しいんだけどパッと理解できないパターン

until ~~って、その日含むっけ?含まないっけ?

あとは、文法的には正しいんだけど、パッと見で理解できないパターン。ぼくの場合、代表例が until~~。てかこれは僕がそんなに賢くないのもあるんでしょうけど、何回も調べてもそのたび忘れて覚えられない 笑

これは否定形(会社にいない状態であれば、表現がout of officeとかabsentとかのようにnot~~になっていなくても同じです)の場合「含まない」が文法的には正解なので I’m out of office until Fridayであれば、金曜日には出社してるっていうのが文法的に正しい意味です。

でもこれヨーロッパの非英語圏の人でも間違って使ってるケースがあったりするので、文法的に正しいからいいだろってのも若干違う気がするんですよね。

2019年4月5日追記:やっぱ「until」に関してはネイティブでも難しいらしいです( ´艸`)

じゃあどういう表現になるか

「過不足なく書いてある」では不十分

ということで、必要十分な情報が書いてあって文法的にあってればOKとするのは個人的にはいまひとつな気がしてて。メールっていうツールの性質もあって、自分の不在通知メールが自動で誰に送られるかわからない以上、どうせならあいまいさ ambiguity をなくして「誰が見ても一つの意味にしか取れない表現」を使うのが親切なんじゃないかと思うんです。

そんなこんなでぼくが使ってる自動返信メールの文面は

I am currently out of office and will be back on ~~.

Sorry for the inconvenience this may cause, and for urgent matters, please contact ~~

です。でこの前に「●月×日から●月△日まで不在にします。」っていう程度の日本語も付けてます。

ググったら出てくる定型文と変わらないって感じますか?でも「今いない」「いつ戻る」「急ぎの場合のコンタクト先はどこ」これだけ伝わっていて、誤解のしようがない文言ってことでこれにしてます。

「正しさ」は人それぞれ

先にも書いたように、ビジネスメールでは文法的な正しさとかはひとまず置いておいて伝わることが大事です。それに加えて「文法的に正しい」文章を書いても、受け手の理解がまちまちだったりします。この辺も含めて「相手に合わせた」文章を書いていく必要があるわけですが、そういうのって慣れるまではまあまあ大変だと思います。

ただ、一度作ってしまえばあとは使いまわすだけの文面くらいは、その練習として不特定の相手に誤解なく伝わる文章を自分で考えてみるといいかもしれませんね。

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